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One-Click-Bewerbung, Home-Office und virtuelle Meetings – Jobs werden digital

Digitalisierung im Job

Die Digitalisierung revolutioniert die Arbeitswelt.

Bewerberportale statt Bewerbungsmappen, Home-Office statt Büro-Routine, Videokonferenzen statt Geschäftsreisen – in der Arbeitswelt passiert so einiges. Sind unsere Jobs bald vollständig digital, losgelöst von Zeit und Ort? Wie nutze ich die Entwicklungen der Digitalisierung für mich als Arbeitnehmer, wie profitieren Führungskräfte und Unternehmen davon, und welche Fähigkeiten brauche ich, um mich in der neuen Arbeitswelt zurechtzufinden? Experten des Karriere-Forums der Jobmesse jobs and master verraten im Magazin aktuelle Trends und geben Tipps.

  • Die Bewerbungsmappe weicht der One-Click Bewerbung und dem Networking über Bewerberportale.
  • Flexible Arbeitszeiten und -orte bieten mehr Freiheit, lassen aber die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben durchlässiger werden.
  • Digitale Technologien verändern Berufsbilder, werden aber den Menschen nicht ersetzen.
  • Digitalisierung schafft mit verbesserten Möglichkeiten der Inklusion auch Chancen für sozialen Fortschritt.
  • Die Digitalisierung wird zu ähnlich einschneidenden Veränderungen in der Arbeitswelt führen wie die Industrialisierung im 19. Jahrhundert.

Auch in diesem Jahr hat die Karrieremesse jobs and master wieder eine Reihe von Fachleuten zu einer Expertenrunde eingeladen. Auf dem Podium des Karriere-Forums 2019 in München: die Organisations-Psychologin und Karriereberaterin Viola Kraus von TalentEQ, Helena Heinichen, die für HR Management und Beratung bei Finanz Informatik Technologie Service zuständig ist und Kay Mantzel, Experience Lead bei Microsoft Deutschland.

Viola Kraus, TalentEQ

Viola Kraus, Organisations-Psychologin
Viola Kraus, Organisations-Psychologin

Die Digitalisierung kommt, genauso wie die Industrialisierung damals. Wir können uns nicht dagegen sperren. Aber wir können uns damit auseinandersetzen und bewusst auswählen, welche Entwicklungen der Digitalisierung uns das Leben leichter machen.

Die junge Generation fordert digitale Techniken heutzutage fast schon ein. Für den Bewerbungsprozess bedeutet das schon länger, dass die traditionelle Bewerbungsmappe, egal ob auf dem Post- oder Email-Weg fast verschwunden ist, und das ganze über Bewerberplattformen geht und smarte Software Programme Vorauswahlen treffen. Dazu kommen Interviews, durchgeführt von Robotern.

Jedoch sind noch lange nicht alle Unternehmen soweit. Nicht jeder springt gleichermaßen auf den Zug der Digitalisierung auf. Im Arbeitsalltag bringen diese Entwicklungen den Vorteil einer viel höheren Flexibilität. Man muss nicht mehr warten, sondern kann sich immer und überall sofort austauschen und weiterbilden: zum Beispiel durch „Blended Learning“ Ansätze kann der Mitarbeiter das übliche Präsenztraining über Smartphone Applications fortsetzen oder ausbauen. Über Kommunikationsplattformen, welche auch als App angeboten werden, vernetzen sich Mitarbeiter schneller und zielgerichtet sowie projektbezogen.

Auch Informationen sind jederzeit zugänglich. Das heißt, man muss nicht mehr alles wissen. Man muss nur intelligent genug sein, um schnell und sicher an Informationen zu kommen. Unabdingbar ist dabei die qualitative Bewertung dieser Informationen. Das gelingt aber nur, wenn man bereit ist, laufend dazu zu lernen, und offen für neue Techniken zu sein. Was heute gelernt wurde, ist oft morgen schon passee.

Diese Flexibilität verlangt den Mitarbeitern viel ab. Trainieren kann man diese Offenheit durch sogenannte work hacks: Man verändert einfach Kleinigkeiten im Alltag. Im Unternehmen kann das zum Beispiel geübt werden, indem ein Meeting plötzlich in einem anderen Raum stattfindet, oder im Stehen oder Agenda Punkte mal anders vorgetragen werden. Im Privatleben kann man immer wieder kleine Dinge verändern, zum Beispiel sich morgens erst das Müsli machen und dann den Kaffee aufsetzen, wenn das bislang immer umgekehrt war. Es sind die kleinen Dinge, welche größere Verhaltensveränderungen vereinfachen können.

Digitales Arbeiten muss gelernt werden

Für viele der neuen Arbeitsmethoden müssen die Mitarbeiter aber auch erst geschult werden. Auf der einen Seite ist es die Kommunikation und der Umgang mit Robotern und künstlicher Intelligenz. Auf der anderen Seite fängt es schon mit der Zunahme von virtuellen Konferenzen an. Hier fällt eine Menge sichtbarer Kommunikation wie Körpersprache weg, die beim Treffen von Angesicht zu Angesicht da ist. Deshalb laufen die Teilnehmer Gefahr, die Konzentration zu verlieren. Begleitende Folien mit gezielter regelmäßiger Abfrage über das, was gerade gesprochen wurde, können dabei helfen.

Außerdem muss man sich darüber klar sein: Digitale Techniken können die menschliche Komponente nicht ersetzen. Wenn Teams langfristig zusammenarbeiten sollen, ist es deshalb ratsam, sich wenigstens vorab einmal “live” gesehen zu haben, um in puncto Vertrauen eine Basis schaffen zu können.

Unbegründet ist aus meiner Sicht die Sorge, dass die Digitalisierung den Menschen die Jobs wegnimmt. Auch wenn Computer und künstliche Intelligenz vieles übernehmen können, es wird immer jemand gebraucht, der diese Technik bedient. Das betrifft auch das Handwerk. Viele Arbeitsvorgänge können durch die neuen Technologien stark vereinfacht werden, aber der Mensch wird dadurch nicht ersetzt. Digitalisierung kann außerdem zu einer Verbesserung der Arbeitssicherheit beitragen – zum Beispiel auf Ölplattformen, wo früher viele Unfälle passiert sind. Jetzt übernehmen manche der gefährlichen Tätigkeiten Roboter und sind dabei zu hundert Prozent genau.

Zu den Gewinnern der digitalen Arbeitswelt könnten außerdem Menschen mit körperlichen Beeinträchtigungen zählen, die durch die Technologien komplett ausgeglichen werden können und gar nicht mehr auffallen. Damit hätten wir die Chance, echte Inklusion zu leben.

Helena Heinichen, Finanz Informatik Technologie Service

HR-Managerin Helena Heinichen
HR-Managerin Helena Heinichen

Der Bewerbermarkt hat mit der Digitalisierung eine hohe Dynamik bekommen. Die Zeitfenster der Ansprache sind sehr kurz, gerade bei der jungen Generation. Im Mobile Recruiting gibt es die One-Click Bewerbung, die man mal eben schnell in der Mittagspause verschickt, mit dem Lebenslauf und einem Link auf ein Video. Bei Berufseinsteigern und jungen Bewerbern ist das sehr beliebt. Auf Messen lassen wir uns zum Beispiel die Handy-Nummern interessanter Kandidaten geben und melden uns dann per Messenger. Für jungen Bewerber ist das der beste Weg, um sie zu erreichen. Zu mailen oder zu telefonieren ist eher bei der Altersgruppe ab 40 üblich.

Bei Spezialisten und Führungskräften läuft die Ansprache meistens über Active Sourcing und dabei über Karriereplattformen wie Xing und LinkedIn. Die Schwierigkeit ist hier, dass potenzielle Kandidaten häufig und zum Teil wenig individuell angesprochen werden und dementsprechend seltener auf Anfragen reagieren. Unsere Erfahrung ist aber, dass wir mit einer personalisierten Ansprache durchaus erfolgreich sind. Häufig bieten die Online-Profile aber nur einen Einblick in die fachliche Eignung, im weiteren Verfahren kann dann die persönliche Eignung herausgearbeitet werden, die bei Spezialisten und Führungsrollen häufig mindestens genauso wichtig sind.

In der Regel schauen sich viele HRler zu jedem Bewerber, der in Frage kommt, im Netz um. Wenn jemand dort gar keine Spuren hinterlässt, fällt das in manchen Branchen mehr auf, als ein paar verrückte Party-Bilder auf Facebook. Unser Erleben ist aber auch, dass die Bewerber ganz bewusst steuern, was im Internet über sie zu finden ist, und verlinken zum Beispiel auf ihre Abschlussarbeit oder ein Youtube-Video. Dies rundet häufig in positiver Weise unser Bild von einem Kandidaten ab, oder gibt uns doch Anlass, einen Kandidaten, den wir zunächst nicht berücksichtigt hätten, einzuladen.

Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Im Berufsalltag ermöglicht das Remote Working, von überall aus zu arbeiten. Flexibles Arbeiten ist fast zum Standard geworden und wird auch von vielen Bewerbern mittlerweile als normal vorausgesetzt. Vielen Mitarbeitern ist sehr daran gelegen, von zuhause aus arbeiten zu können, und die Flexibilität wird positiv wahrgenommen.

Es gibt aber auch die gegenläufige Haltung, manche fürchten, dass damit ständige Erreichbarkeit gefordert ist, und entscheiden sich bewusst gegen ein Firmenhandy. Sofern Mitarbeitende aber nicht tatsächlich in Bereitschaft sind, wird keine dauerhafte Erreichbarkeit erwartet. Je nach Thema liegt aber vielen Mitarbeitenden selber daran, up-to-date zu bleiben, hier sind es dann häufiger mal die Führungskräfte, welche die Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass eine „Übererreichbarkeit“ nicht erwartet wird.

Seltener geworden sind durch die Digitalisierung auch Dienstreisen. Im Vertrieb, bei Führungskräften und im Projektmanagement ist Mobilität weiterhin gefragt. In anderen Bereichen kann aber viel über Videokonferenzen geklärt werden. Für die Zukunft rechne ich damit, dass alles noch schneller und flexibler wird, auch im Bewerbungsprozess.

Für die Unternehmen ist das Mobile Recruiting eine große Herausforderung, sie müssen sofort erkennen, ob ein Kandidat passt und das mit immer weniger Informationen in der Bewerbung. So sind zum Beispiel Anschreiben seltener geworden und die Lebensläufe bei mobile Recruiting standardisierter. Auch in der Frage, wo und wann wir arbeiten, wird sich denke ich noch einiges ändern. Der Mensch wird – entgegen vieler negativer Berichte – meines Erachtens aber sicher nicht aus der Arbeitswelt verschwinden. Vermutlich werden sich viele Berufsbilder wandeln und einige auch verschwinden, dafür werden aber neue entstehen.

Kay Mantzel, Microsoft

Kay Mantzel, Experience Lead Microsoft Deutschland
Kay Mantzel, Experience Lead Microsoft Deutschland

Microsoft Deutschland hat 2014 als Ergänzung zur Vertrauensarbeitszeit, den Vertrauensarbeitsort vollständig eingeführt. Mit dem Umzug in unsere neue Deutschlandzentrale im Oktober 2016 haben wir die beste Büroumgebung für unsere Arbeitskultur geschaffen. Mit unserem Smart Work Konzept schaffen wir dabei neben ruhigen Zonen vor allem viel Möglichkeit zur direkten Kommunikation. Und Meetings setzen wir zusätzlich immer mit der Möglichkeit zur Teilnahme per Microsoft Teams auf. Viele Meetings sind mittels virtueller Kommunikation, zum Beispiel als Videokonferenz über Microsoft Teams möglich. Im Umkehrschluss bedeutet das deutlich weniger Dienstreisen.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsumgebung und der sogenannte Wohlfühlfaktor sind mit Einzug in die neue Microsoft Deutschland Zentrale gestiegen. Auf die Produktivität haben jedoch noch viele zusätzliche Faktoren einen Einfluss, zum Beispiel die Nutzung von Office 365 inklusive Microsoft Teams oder Delve, so dass eine Produktivitätsseigerung nicht einem Faktor alleine zugeordnet werden kann.

Neue Arbeitskonzepte gehen immer mit einer Veränderung der Arbeitskultur einher. Microsoft hat hier weltweit eine Kultur des Growth Mindset geschaffen, in der wir lebenslanges Lernen und auch das Zulassen von und lernen aus Fehlern über eingefahrene Verhaltensweisen und Wissensinseln stellen. Wir lösen dabei die „Work-Life-Balance“ durch das Konzept des „Work-Life-Flows“ ab: Jeder Mitarbeiter kann seinen Alltag selbstbestimmt mit fließenden Übergängen gestalten, statt einer starren Verteilung von Arbeits- und Privatleben.

Das ermöglicht mehr Flexibilität, um den geschäftlichen und privaten Alltag zu organisieren. Laut Studien befürworten 86 Prozent aller Mitarbeiter diese neue Flexibilität – ich könnte mir ein Arbeiten in festen Strukturen gar nicht mehr vorstellen. Verantwortung und Vertrauen ergänzen sich hierbei. Bereits zur Einführung des Konzepts des Vertrauensarbeitsorts haben wir hierzu mit dem Gallup Institute je zehn Guidelines für Unternehmen und Mitarbeiter entwickelt: aka.ms/work-life-flow-howtoguide

Persönliche Kommunikation ist jedoch wichtig und unsere Firmenzentrale in München sehen wir als großen Kommunikationshub. Das Büro muss sich vom Ort der Arbeit weiterentwickeln zu einem Ort, an dem man gerne für Kommunikation zusammenkommt. Diese Entscheidung muss aber jedem Einzelnen überlassen und nicht vorgegeben werden.

Mit der Digitalisierung erleben wir aktuell sicherlich die größte Veränderung der Arbeitswelt seit der industriellen Revolution. Mit Artificial Intelligence wird es ein dabei ein deutliches Mehr an Möglichkeiten von noch mehr Inklusion und Teilhabe geben. Persönlich erwarte ich in den nächsten Jahren einen stark veränderten Stellenwert von Corporate Coworking, nicht nur in Innenstadtlagen, sondern auch auf dem Land und in den Vororten wo die Menschen wohnen.